初步沟通：先把范围说明白
可以先准备申请公司全称、主要产品或服务、人数与班次，以及办公室、工厂、仓库和项目现场清单。说明设计、生产、检验或交付是否由其他公司、供应商承担。
已有证书的，补充证书采用版本、范围、有效期和最近审核情况；有搬迁、新业务或客户截止日期的，一并说明。查看申请基本信息清单。
正式申请与审核准备，分开核对
主体及适用资格资料、拟申请范围和场所等信息，用于申请评审。质量管理文件、岗位职责、过程控制和实际记录，用于说明体系怎样运行。具体提交哪些资料，以认证客户须知和项目通知为准。
核对管理文件时，看版本、职责和做法是否与现场一致。不要先把所有旧文件重新排版；现有且有效的资料可继续使用。
抽取一笔真实订单或项目，沿过程核对
制造企业的记录
从客户要求、图纸版本和订单，查到采购外协、生产、检验、放行及交付；如发生不合格，说明隔离处置和后续检查。
贸易企业的记录
从客户要求、采购合同、供应商评价，查到验收、储运、发货和投诉处理；说明由谁验收、怎样确认交付满足约定。
服务企业的记录
从需求或合同，查到项目计划、人员安排、实施检查、验收和客户反馈。变更由谁确认、问题怎样处理，应能从记录中看清。
内审、管理评审和整改，留下实际结果
整理实际开展的内审计划、抽样记录、发现的问题、原因分析、措施与验证结果。管理评审要能说明管理层看了哪些运行结果，决定了什么、谁负责落实。
岗位访谈、现场做法和文件记录应能相互核对。发现资料缺失就说明情况，按真实工作补足后续管理，不补造过去的活动和签字。
多场所、外包和近期变化，单独列一张说明
按场所列活动、人数、班次和责任人；按外包过程列供应商分工、质量要求、验收及问题处理方式。搬迁、增加产线或调整业务后，检查原范围、职责、流程和培训是否需要更新。
ISO官方已发布新版标准，采用版本和转换安排仍需向实际受理机构确认。可先核对ISO9001官方标准信息，再查看申请范围与审核流程。
资料先脱敏，再确认正式提交方式
首次沟通使用必要的业务概况和脱敏样本即可。客户名称、价格、人员信息和内部文件，根据项目需要确认接收人员与提交方式；公开初步沟通表单不用于上传密码、密钥、完整证件或生产数据。
上海联系刘老师，18901851510；主体和联系方式可从总部分支机构名录核对。认证机构负责申请评审和审核安排，企业对提交资料及实际运行情况负责。
申请前常问的事
第一次联系就要提交整套体系文件吗？
初步沟通先提供公司、业务、人数班次、各场所活动、外包和已有证书等概况。正式申请及审核资料再按机构通知提交，并确认必要范围和提交方式。
贸易公司没有生产记录，怎么办？
如实说明企业实际承担采购、验收、储运、交付或其他哪些活动，提供对应记录。有无设计、加工或外包责任另外说明，不为凑材料编造生产记录。
一套总部文件能覆盖所有场所吗？
应分别核对各场所的活动、人员、职责和实际执行情况。共用制度可以说明统一安排，各场所的运行样本和差异仍需如实提供，覆盖范围以正式评审为准。
过去缺少的记录可以临时补填吗？
不能编造历史记录、日期、签字或结果。应说明缺口和原因，按实际职责开展工作并留存真实记录，由认证机构结合适用要求评审准备情况。